As reuniões à distância por videoconferências tornaram-se parte integrante da sua vida quotidiana tanto em casa como no escritório? Precisa de dicas fundamentais para realizar videoconferências com sucesso?
É essencial para uma conferência virtual bem sucedida que os utilizadores experimentem a mesma sensação de uma reunião presencial. Contudo, a qualidade de uma videoconferência depende de uma série de detalhes responsáveis por 50% do seu sucesso. Aqui reunimos 9 dicas para que as suas reuniões remotas sejam eficazes:
1. Invista em equipamento profissional 
Quer esteja no escritório ou em casa, deve utilizar equipamentos profissionais de conferência para garantir uma qualidade extrema. Tanto em sistemas de vídeo como de áudio, estes dispositivos incorporam componentes de tecnologia superior, baseados na inteligência, que lhes permitem efetuar todos os ajustes automaticamente. Posto isto, é essencial que escolha equipamentos que sejam versáteis e se possam adaptar no trabalho hibrido, de preferência Plug&Play para não perder tempo com a instalação/configuração.
2. Mantenha-se em destaque
Como 93% da comunicação não é verbal, a imagem visual que projeta pode ser decisiva nos primeiros minutos de uma reunião. Para aparecer no seu melhor, coloque a fonte de luz à sua frente para transmitir uma imagem positiva e profissional, por uma iluminação ótima para um efeito de “brilho saudável”.
3. Opte por um fundo claro
Preste atenção aos detalhes do seu ambiente externo e desfrute do sucesso garantido nas suas videoconferências. Embora a escolha de fundo possa parecer um detalhe insignificante à primeira vista, é, na verdade, fundamental para projetar uma imagem profissional. Um fundo desorganizado pode distrair o seu público e transmitir uma imagem relativamente negativa. Posto isto, para uma videoconferência, especialmente em casa, é aconselhável instalar-se num ambiente neutro, em frente a uma parede branca, por exemplo, ou adicionar um fundo profissional sóbrio através da plataforma que usa.
4. Verifique o contraste e luminosidade
A maioria dos equipamentos de vídeo profissional ajustam automaticamente os níveis de contraste e brilho, no entanto, recomendamos que opte por um ambiente com iluminação natural. Caso esteja num espaço com demasiada luz, a sua webcam será forçada a reduzir drasticamente a intensidade da imagem, levando a um desequilíbrio entre as luzes, ocorrendo uma perda significativa na qualidade de transmissão de imagem e vídeo.
5. Ajuste a posição da sua webcam 
O contacto visual é essencial para reuniões à distância. Manter uma ligação virtual acrescenta a noção de “cara a cara” às suas trocas à distância, por isso, coloque o seu sistema de vídeo ao nível dos olhos, de preferência em cima de um suporte fixo. Este alinhamento permitirá que mantenha um contacto visual natural e profissional.
6. Configure o seu equipamento de áudio
Nas comunicações virtuais a transmissão do áudio é tão importante como a da sua imagem. Esteja onde estiver, é importante ter um sistema de som com qualidade e com bom desempenho. Para garantir que a qualidade de áudio corresponde à sua imagem, verifique antes da reunião que o volume está adaptado ao ambiente, que o microfone está bem ajustado e que os controlos de cancelamento de ruído estão, se necessário, devidamente ativos.
7. Certifique-se que dispõe de boa ligação à Internet
As plataformas de videoconferências consomem uma grande parte do tráfico na rede, para ser eficaz deve dispor de uma conexão estável e rápida. A verificação da velocidade da Internet não só lhe permite beneficiar da receção visual e sonora mais suave, mas também limitará consideravelmente os atrasos, latências e imagens “congeladas” durante a emissão, o que pode prejudicar a qualidade das suas comunicações.
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8. Feche as aplicações que não são essenciais 
Otimize a qualidade da sua ligação à Internet fechando todas as aplicações desnecessárias que consomem tráfico, ativamente ou em segundo plano. Estes programas permitem que a conexão disponível seja utilizada exclusivamente para videoconferências, dado que deixados em aberto, podem comprometer a sua privacidade e esgotar os recursos audiovisuais necessários para uma transmissão limpa e otimizada.
9. Teste o seu equipamento 
Antecipe problemas de microfone e de enquadramento fazendo uma chamada de teste com um dos seus colegas antes das suas videoconferências. Esta troca é essencial para assegurar o bom funcionamento do seu equipamento, mas primeiro permite-lhe realizar os ajustes finais ao seu equipamento audiovisual: verificar o enquadramento do vídeo, focalizar o fundo, ajustar a iluminação ou testar a qualidade de transmissão dos altifalantes e microfone. Atualmente as plataformas permitem-lhe testar tanto a câmara como o microfone, antes de entrar na reunião, assim poderá assegurar que tudo funciona a 100%.
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